Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (2024)

Table of Contents
In diesem Leitfaden werden wir Folgendes behandeln: Wozu ein virtuelles Event veranstalten? Die besten Online-Events sind… Live und interaktiv Kreativ Personalisiert Markentreu Das Beteiligungsgefühl stärken Planung Wer ist meine Zielgruppe? Warum sollte meine Zielgruppe teilnehmen? Was für ein Erlebnis möchte ich meiner Zielgruppe bieten? Welche Ziele möchte ich mit diesem Event erreichen? Wie viel Zeit brauche ich für die Planung meines virtuellen Events? Welchen technischen Support brauche ich? Wie hoch ist mein Eventbudget? Wie kann ich den Erfolg meines Events messen? Die richtigen Tools nutzen Was ist Zoom Events? Zoom Meetings oder Zoom Webinars Kapazität Zoom Events Interaktion mit dem Publikum Internes oder externes Publikum Nutzen Sie Zoom Meetings für: Nutzen Sie Zoom Webinars für: Zoom Webinars oder Zoom Events Wirksamer Einsatz von Zoom Integrationen Marketing-Automatisierung Verteilung von Inhalten Monetarisierung Ein interaktives Erlebnis schaffen Vor dem Event Erstellen Sie eine ansprechende Tagesordnung Thematische Diskussionen in der Eventlobby Event-Extras Einbindung in das Event Aktivieren Sie Fragen und Antworten Umfragen Zusätzliche Einbeziehung Breakout-Räume Bitten Sie um Feedback Sie möchten diese Funktionen im Einsatz sehen? Alles für Ihr Event vorbereiten Checkliste für das Produktionsteam Optimieren Sie Ihr Produktionsteam Erstellen sie einen Zoom Team Chat-Kanal Erstellen Sie einen Produktionsplan Erstellen Sie einen Workflow für das Event Checkliste für das Technik-Team Richten Sie Meeting und/oder Webinar-Einstellungen ein Aktivieren Sie Übungssitzungen Diskussionsteilnehmer einladen Planen Sie einen Probelauf Richten Sie Livestreaming ein Planen Sie, wer das Event aufzeichnet Checkliste für das Präsentationsteam Bereiten Sie Ihre Vortragenden vor Erstellen Sie einen Zeitplan für die Diskussionsteilnehmer Sammeln Sie Rednermaterialien Verkabeln Sie Ihre Internetverbindung Minimieren Sie Hintergrundgeräusche Optimieren Sie Ihr Video Richten Sie Ihren Hintergrund ein Beeindrucken Sie mit Ihrer Garderobe Für Ihr Event werben Event-Website Was auf Ihrer Event-Website zu finden sein sollte: Eine kurze Event-Übersicht Tagesordnung und Zeitplan Sitzungsinformationen Abschnitt zu den Rednern Aussteller und Sponsoren Ressourcen FAQ Eindrückliche Bilder Registrierungsseite Video-Trailer Das Event vermarkten E-Mail-Marketing Blogbeiträge Öffentlichkeitsarbeit Soziale Medien Vermarktung von Partnern und Referenten Ihr Event durchführen In die Startlöcher gehen 1. Halten Sie eine Trockenübung/Generalprobe ab 2. Sorgen Sie für den Erfolg Ihrer Redner 3. Nehmen Sie an der Übungssitzung teil Live gehen 1. Öffnen Sie die Türen frühzeitig 2. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen 3. Eröffnungsskript 4. Fehlerbehebung beim Event Event-Nachbereitung Umfrage nach Event Aufgezeichnete Inhalte Teilnehmer-Nachbereitung Event-Berichte Marketingleads Bewertung Machen Sie aus Ihrer nächsten Veranstaltung ein Online-Event

Zoom Events

    • Event-Plattform
    • Events mit Einzelsitzungen
    • Online-Webinare
    • Community-Events
    • Virtuelle Event-Plattform
    • Virtuelle Event-Software
    • Event-Service
    • eCDN
    • Virtuelle Konferenzen
    • Unternehmens-Events
    • Leitfaden für virtuelle Events
    • Alles für Ihr Event vorbereiten
    • Für Ihr Event werben
    • So veranstaltet man attraktive Online-Events
    • Best Practices für Online-Events
    • Best Practices für Events-Hub
    • Anleitung zum Veranstalten eines virtuellen Events
    • Die Zukunft hybrider Events
  • Preisgestaltung

Online-Events sowie hybride Events bieten Ihnen Flexibilität, um auf eine ansprechende Art und Weise noch mehr Menschen zu erreichen. Verwenden Sie unseren schrittweisen Leitfaden, um erfolgreiche Events jeder Größenordnung zu planen und durchzuführen.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (1)

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (2)

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (3)

In diesem Leitfaden werden wir Folgendes behandeln:

PlanungDie richtigen Tools nutzenEin interaktives Erlebnis schaffenAlles für Ihr Event vorbereitenFür Ihr Event werbenIhr Event durchführenEvent-Nachbereitung

  • 01

    Einführung

  • 02

    Planung

  • 03

    Die richtigen Tools nutzen

  • 04

    Ein interaktives Erlebnis schaffen

  • 05

    Alles für Ihr Event vorbereiten

  • 06

    Für Ihr Event werben

  • 07

    Ihr Event durchführen

  • 08

    Event-Nachbereitung

Wozu ein virtuelles Event veranstalten?

Es gibt viele Gründe, virtuelle Events zu veranstalten, sei es aufgrund von Reise- oder Veranstaltungsbeschränkungen oder weil Sie Ihr Event einer größeren Zielgruppe zugänglich machen und dabei Zeit und Geld sparen möchten.

Wenn Ihre Redner und Teilnehmer von überall her dabei sein können, entstehen erstaunliche Gelegenheiten zum Netzwerken, Wissensaustausch, Lehren und Lernen sowie zur Kontaktaufnahme auf einer persönlicheren Ebene.

Wenn Sie Präsenzveranstaltungen durchführen, können Sie immer noch eine virtuelle Komponente zur Vergrößerung Ihrer Reichweite hinzufügen. Hybride Events schaffen ein Erlebnis, das sowohl virtuelle Zielgruppen als auch persönlich Anwesende gemeinsam genießen können.

62%

aller Event-Organisatoren haben vor, ihre virtuellen Zielgruppen weiter zu pflegen, selbst wenn sie zu Präsenzveranstaltungen zurückkehren1

Die besten Online-Events sind…

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (11)

Live und interaktiv

Live-Erlebnisse sind interaktiver als vorab aufgezeichnete Inhalte und lassen dadurch eine stärkere Verbundenheit entstehen.

Sehen Sie sich an, wie wir unser erstes virtuelles Zoomtopia-Event zu 95Prozent live abgehalten haben.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (12)

Kreativ

Gestalten Sie Ihr Event lebendig – mit immersiven Erlebnissen, die die Teilnehmer zusammenbringen.

Das europäische Naturinformationssystem (EUNIS) schuf bei seinem ersten digitalen Kongress ein einzigartiges Online-Erlebnis.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (13)

Personalisiert

Bauen Sie das Erlebnis rund um die einzigartigen Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Zielgruppe auf.

Der Marché du Film (Filmmarkt) — das Filmfestival von Cannes fand mithilfe von Zoom-API und -SDK virtuell statt.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (14)

Markentreu

Sorgen Sie dafür, dass Veranstaltungsformat und -inhalt Ihre Marke für diejenigen widerspiegeln, die sie lieben.

Geschichtenerzählen und Konversation stehen im Mittelpunkt der Online-Events von TEDxMelbourne.

Das Beteiligungsgefühl stärken

93%

aller Befragten stimmen zu, dass ein Video ein stärkeres Gefühl des Beteiligtseins schafft2

12020 EventMB Virtual Event Tech Report 22019 Forbes Insights Report

Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie eine solide Basis für die Planung und Entscheidungsfindung errichten. Die Auswahl passender Redner gehört genauso dazu wie herauszufinden, wie und wo Sie für Ihr Event werben sollten. Hier finden Sie eine Liste von Fragen für den Einstieg.

Wer ist meine Zielgruppe?

Kenntnis der Zielgruppe hilft bei der Gestaltung des gesamten Eventerlebnisses, von der Tagesordnung und dem Zeitplan bis hin zum Inhalt, den Sie anbieten.

Warum sollte meine Zielgruppe teilnehmen?

Überlegen Sie sich, was Sie Ihrer Zielgruppe an Inhalten, Netzwerkmöglichkeiten und sonstigen Gelegenheiten bieten können.

Was für ein Erlebnis möchte ich meiner Zielgruppe bieten?

Immersiv, interaktiv, kollaborativ — überlegen Sie sich, wie Ihre Teilnehmer sich mit dem Inhalt, den Rednern und anderen Eventbesuchern auseinandersetzen sollen.

Welche Ziele möchte ich mit diesem Event erreichen?

Es ist wichtig, dass Sie sich Ihre Ziele und Zielvorgaben bewusst machen und eine Strategie zur ihrer Erreichung formulieren, sei es um Ihren bestehenden Kunden neue Informationen zu vermitteln oder um potenzielle Leads zu finden.

Wie viel Zeit brauche ich für die Planung meines virtuellen Events?

Für diejenigen, die zum ersten Mal ein virtuelles Event planen, empfehlen wir, mindestens vier bis sechs Wochen Planungszeit für die meisten Events zu veranschlagen. Planen Sie mindestens zwölf Wochen für ein großes mehrtägiges Event mit gleichzeitig laufenden Sitzungen ein.

Welchen technischen Support brauche ich?

Schalten Sie Ihr IT-Team ein (oder ziehen Sie frühzeitig einen technischen Experten hinzuZoom Events bietet Eventspezialisten, die Kunden bei Einrichtung, Planung, Probelauf und während Live-Events zur Seite stehen) und beziehen Sie die Teammitglieder in allen Meetings mit ein, damit sie technische Einschränkungen erkennen, Lösungen empfehlen, Tests durchführen und Probleme beheben können.

Wie hoch ist mein Eventbudget?

Stellen Sie ein Budget für Teilnehmerakquise und -marketing, Content-Entwicklung, Rednergebühren, Teilnehmergeschenke sowie Video- und Audioausstattung bereit.

Wie kann ich den Erfolg meines Events messen?

Die Kennzahlen variieren je nach Eventvorgaben, Zielgruppengröße, Branche und Veranstaltungstyp.

In Betracht kommen z.B.:

  • Anzahl der Registrierungen
  • Prozentualer Anteil der registrierten Personen, die teilgenommen haben
  • Neue für den Vertrieb generierte Leads
  • Sitzungen, an denen teilgenommen wurde
  • Umfrageergebnisse
  • NPS für virtuelles Event und Sitzung
  • Anzahl der Demos
  • Abgehaltene Meetings
  • Erwähnungen in den sozialen Medien
  • Online-Rezensionen
  • Erzielter Umsatz

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Nachverfolgung der Kennzahlen einrichten, die für Sie am wichtigsten sind.

Die richtigen Tools nutzen

Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars und Integrationen

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (16)

Die richtigen Tools vereinfachen die Planung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Events. Führen Sie die Recherche und Auswahl Ihrer Tools in der frühen Planungsphase durch und orientieren Sie sich dabei an der Art des Erlebnisses, das Sie bieten möchten. So können Sie die richtigen Entscheidungen für das Event treffen und effektiver mit Ihrer Zeit und Ihrem Arbeitsaufwand wirtschaften.

Was ist Zoom Events?

Zoom Events ist eine virtuelle Event-Plattform für das Durchführen von Events in Form von einzelnen, mehrtägigen oder mehrteiligen Sitzungen. Zoom Events baut auf den Funktionen von Zoom Meetings und Zoom Webinars auf und ergänzt Ihre Events (öffentlich oder privat, kostenlos oder kostenpflichtig) durch spezielle Event-Hubs, robuste Registrierungs- und Ticketing-Optionen sowie Teilnehmer-Networking. Sie können Ihre Events in einem privaten oder öffentlichen Hub veröffentlichen, um Teilnehmern das Beitreten zu erleichtern.

Zoom Meetings oder Zoom Webinars

Die Wahl zwischen Zoom Meetings und Zoom Webinars für eine einzelne Sitzung ist eine wichtige Entscheidung. Mit der richtigen Lösung können Sie ein Erlebnis gestalten, das Ihre Vorgaben erfüllt und letztendlich den Erfolg Ihres Events sicherstellt. Als Benutzer von Zoom Events können Sie einfach entscheiden, welche Lösung Sie für eine einzelne Sitzung innerhalb Ihres Events nutzen möchten.

Wenn Sie eine größere Sitzung planen, werden Sie eventuell die Webinar-Option für die Hauptvorträge, Gastredner und unterhaltenden Beiträge (wie die Hauptbühne) nutzen wollen und die Meetings-Option für Breakout-Aktivitäten und kleinere Diskussionsrunden.

Bedenken Sie die folgenden drei Schlüsselfaktoren, wenn Sie sich zwischen dem Meeting- oder Webinarformat entscheiden:

Kapazität

Sie erwarten mehr als 1000 Gäste? Wählen Sie Zoom Webinars oder Zoom Events, bei denen bis zu 50000Teilnehmer erlaubt sind.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (17)Zoom Meetings

Bis zu 1000interaktive Teilnehmer

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (18)Zoom Webinars

Bis zu 50000reine Zuschauer und mehr als 100interaktive Diskussionsteilnehmer

Zoom Events

Kombination aus Zoom Meetings und Zoom Webinars mit einem Ticket für Teilnehmer und einer Networking-Lobby.

Interaktion mit dem Publikum

Wollen Sie, dass die Teilnehmer untereinander interagieren, oder sollen die Vortragenden im Fokus stehen?

Entscheiden Sie sich für Zoom Meetings, wenn Sie möchten, dass Ihre Zielgruppe per Video zu sehen ist, sich zu Wort meldet oder den Bildschirm freigibt.

Wählen Sie die Webinar-Plattform, wenn das Event nur zum Zuschauen sein soll und der Host steuert, welche Teilnehmer gesehen oder gehört werden.

Internes oder externes Publikum

Teilnehmer, die Ihnen bekannt sind (z.B. Mitarbeiter oder Kunden), verhalten sich in der Regel nur selten störend und sind ggf. dankbar für die Interaktionsmöglichkeiten, die Zoom Meetings bietet. Zoom Webinars ist die bessere Wahl für Events, bei denen Sie es mit großen Gruppen unbekannter Teilnehmer zu tun haben, weil Sie dabei größere Kontrolle darüber haben, wer sprechen und die Kamera einschalten kann.

Nutzen Sie Zoom Meetings für:

Breakout-Sitzungen
Teilnehmer-Diskussionsrunden
Fokusgruppen
Kleinere, interaktive Schulungen
Sitzungen zum Netzwerken

Nutzen Sie Zoom Webinars für:

Hauptvorträge
Präsentationen auf der Hauptbühne
Live-Unterhaltungsprogramm
Produktvorführungen für ein großes Publikum
Gremien im Stil einer Bürgerversammlung

Zoom Webinars oder Zoom Events

Zoom Webinars ist ideal für Einzelsitzungen, bei denen eine Einzelperson vor einem größeren Publikum spricht. Wenn Sie eine Lizenz für Zoom Events erwerben, erhalten Sie ebenfalls unter anderem alle Vorteile von Zoom Webinars.

Sie haben die Wahl, ob Sie Webinare im Web Portal oder im Event in Zoom Events einrichten. Sie können auch Zoom Events nutzen, um die Möglichkeiten von Zoom Webinars hinzuzufügen, mehrere Webinarsitzungen zu verbinden und diese mit Zoom Meetings zu längeren, interaktiveren virtuellen Erlebnissen zu kombinieren. Zoom Events bietet ein komplettes Eventmanagement mit Funktionen wie Event-Hubs mit Branding, Registrierung und Ticketing sowie eine verbesserte Berichterstellung. Unsere FAQ speziell zu Zoom Webinars finden Sie hier.

Zu den Beispielen, wann Sie die Durchführung eines einzelnen Zoom Webinars aus dem Web Portal in Erwägung ziehen sollten, gehören Schulungen, Präsentationen und Events mit einer oder mehreren Sitzungen.

Nutzen Sie Zoom Events für längere und komplexere Events wie Verkaufsstarts, Kundenevents, Town Hall Meetings und Mitarbeiter-Onboarding.

Wirksamer Einsatz von Zoom Integrationen

Integrieren Sie Zoom in die vorhandene Technik Ihres Unternehmens, um einen effizienteren Ablauf Ihres Events zu erreichen.

Besuchen Sie den Zoom App Marketplace mit mehr als 1000Integrationen!

Marketing-Automatisierung

Integrieren Sie Marketing-Plattformen wie Marketo, Pardot, und HubSpot, um automatisch Zoom Webinars-Teilnehmer als Leads festzuhalten.

Verteilung von Inhalten

Mit den Integrationen Kaltura und Panopto können Sie Zoom-Aufzeichnungen übermitteln und diese mit einer größeren Zielgruppe teilen.

Monetarisierung

Wollen Sie für Ihr Event Gebühren verlangen? Nutzen Sie Zoom Events und verbinden Sie Ihr Event mit PayPal oder Stripe, um den Bezahlvorgang zu optimieren.

Ein interaktives Erlebnis schaffen

Gestalten Sie Ihre Veranstaltungswelt

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (19)

Was macht ein gutes Event aus? Es geht in erste Linie um das Erlebnis, das Sie Ihrer Zielgruppe bieten.

Ein Online-Event kann so viel mehr bieten, als wenn man einen Feed oder ein Video live am Computer ansieht. Wenn Sie ein Event, das normalerweise eine Präsenzveranstaltung ist, in ein virtuelles Erlebnis umwandeln, sollten Sie kreativ sein und gut überlegen, wie Sie diese interaktiven Elemente online umsetzen.

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Interaktivität und Einbeziehung des Publiku*ms in Ihr Event einbauen können, von der Vorbereitung auf das Event bis zum Live-Ereignis.

Vor dem Event

Erstellen Sie eine ansprechende Tagesordnung

Ein virtuelles Event sollte schneller getaktet sein als eine Präsenzveranstaltung, damit die Teilnehmer emotional beteiligt bleiben und ein Abfallen der Teilnehmerzahlen verhindert wird.

  • Sorgen Sie für eine Sitzungslänge von weniger als einer Stunde — und planen Sie Zeit für Fragen und Antworten ein, um die Teilnehmer bis zum Ende der Sitzung bei der Stange zu halten.
  • Planen Sie Pausen zwischen Sitzungen ein.
  • Überlegen Sie sich, ob Sie bei mehrtägigen Konferenzen den Tag nicht lieber früher als bei Präsenzveranstaltungen ausklingen lassen wollen.
  • Sie erwarten ein globales Publikum? Erstellen Sie Ihre Tagesordnung anhand von Zeitzonen und schneiden Sie Ihre Sitzungen zeitlich auf bestimmte Regionen zu.
  • Nutzen Sie Zoom Meetings und die Funktion Breakout-Räume, um Sitzungen zum Netzwerken einzuplanen.

Thematische Diskussionen in der Eventlobby

Nutzen Sie die Zoom Events-Lobby, damit registrierte Teilnehmer vor und während des Events miteinander Verbindung aufnehmen und netzwerken können. Erstellen Sie Themen und bewerben Sie diese zwei Wochen vor dem Event bei allen Teilnehmern, um einen Dialog anzustoßen und Fragen zu stellen und damit die Teilnehmer zur Interaktion anzuregen.

Event-Extras

Was hätten Ihre Teilnehmer bei einer Präsenzveranstaltung bekommen? Sorgen Sie für eine nette Überraschung per Post oder Lieferdienst.

  • Werbeartikel
  • Gourmet-Snacks
  • Personalisierte Andenken
  • Giveaways von Werbepartnern
  • Gutscheine für Essenslieferungen für ein virtuelles Mittagessen

Einbindung in das Event

Aktivieren Sie Fragen und Antworten

Über die Funktion Fragen und Antworten können Teilnehmer in einem Webinar Fragen einreichen, die live oder schriftlich während der Sitzung beantwortet werden. Hier sind ein paar Tipps für den Einsatz von Fragen und Antworten während eines Webinars:

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (20)

  • Wenn Sie ein großes Publikum erwarten, sollten Sie die „Fragen und Antworten“-Runde mit den Diskussionsteilnehmern koordinieren oder andere Hosts zur Unterstützung beim Beantworten von Fragen während des Events hinzuziehen.
  • Es bietet sich an, Mitglieder Ihres Teams für die Bearbeitung der Fragen und Antworten abzustellen, damit die Vortragenden sich ganz auf ihre Präsentation konzentrieren können. Wenn Ihr „Fragen und Antworten“-Team nicht mit Audio oder Video teilnimmt, können Sie deren Video-Feed über die Funktion „Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden“ unsichtbar machen.
  • Bereiten Sie ein paar Fragen vor, die zum Nachdenken anregen, falls Sie nicht genug gehaltvolle Fragen von den Teilnehmern erhalten, um die für Fragen und Antworten vorgesehene Zeit zu füllen.
  • Bedenken Sie beim Einrichten Ihrer „Fragen und Antworten“-Runde, wie hoch das Risiko ist, dass Ihr Publikum sich störend oder unangemessen verhalten könnte. Bei einem internen Publikum können Sie transparenter vorgehen, indem Sie die Fragen und Antworten anzeigen. Bei einer Großveranstaltung mit allgemeinem Zugang mögen allerdings eingeschränkte „Fragen und Antworten“-Einstellungen notwendig sein.
  • Sie können die „Fragen und Antworten“-Einstellungen während eines Webinars anpassen, um anonyme Fragen zuzulassen oder zu deaktivieren, oder um zu ändern, ob die Teilnehmer Fragen sehen, kommentieren oder aufwerten können.
  • Überprüfen Sie den „Fragen und Antworten“-Bericht nach dem Webinar und sprechen Sie Teilnehmer an, deren Fragen nicht
    live beantwortet wurden.

Umfragen

Starten Sie voreingestellte Umfragen während der Sitzung. So erhalten Sie von Ihrer Zielgruppe Feedback in Echtzeit oder können einschätzen, inwieweit die Teilnehmer die von Ihnen präsentierten Inhalte verstanden haben.

Zusätzliche Einbeziehung

Verwenden Sie Tools wie Slido, Kahoot! oder einen Zufallsgenerator zur Auswahl von Teilnehmern, um Ihr Event unterhaltsamer und interaktiver zu gestalten.

Breakout-Räume

Lassen Sie die Teilnehmer sich während des Events in kleineren Gruppen miteinander auseinandersetzen. Sie können Teilnehmer in Echtzeit oder vorab Breakout-Räumen zuweisen oder ihnen erlauben, selbst zu entscheiden, in welchen Raum sie gehen möchten, und sich frei zwischen den Räumen zu bewegen.

Alles, was Sie über die Verwendung von Zoom Breakout-Räumen wissen müssen.

Bitten Sie um Feedback

Senden Sie eine Umfrage nach Event, um Feedback zu Ihrem Event zu sammeln. Wenn Sie Zoom Webinars nutzen, können Sie die Umfrage so einrichten, dass sie automatisch startet, wenn Ihre Gäste die Sitzung verlassen.

Sie möchten diese Funktionen im Einsatz sehen?

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Alles für Ihr Event vorbereiten

Machen Sie Ihr Team startklar

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (21)

Die Veranstaltung eines erfolgreichen Events erfordert eine gemeinsame Kraftanstrengung im Team! Sie müssen Ihre Redner vorbereiten und Ihr Event-Team auf eine gemeinsame Linie einschwören, damit alles glatt läuft. Gehen Sie die Checkliste für Ihr Event durch, damit Sie nichts übersehen.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (22)Checklisten herunterladen

Checkliste für das Produktionsteam

Optimieren Sie Ihr Produktionsteam

Bestimmen Sie Ihre/n Produzenten, die/der für alle produktionsbezogenen Dinge verantwortlich sind/ist.

Erstellen sie einen Zoom Team Chat-Kanal

Nutzen Sie Zoom Team Chat zum Erstellen dedizierter Kanäle mit dem Planungsteam für Ihr virtuelles Event, um sich über Aufgaben und Maßnahmen abzustimmen. Mit Zoom Team Chat können Sie sowohl mit internen als auch externen Teammitgliedern in Echtzeit kollaborativ arbeiten.

Erstellen Sie einen Produktionsplan

Ihr Produktionsplan sollte eine Zeitachse mit allen Sitzungen, Informationen zu den Vortragenden, Übergängen, Prozeduren und Pausen enthalten sowie die Zeiten, an denen sie stattfinden.

Erstellen Sie einen Workflow für das Event

Definieren und visualisieren Sie Ihr Online-Eventerlebnis klar und deutlich mit technischen Spezifikationen für jede Sitzung, Live-Streaming-Optionen und anderen genaueren Angaben, damit sich die Produzenten und die Teams für Technik und Präsentation miteinander abstimmen können.

Checkliste für das Technik-Team

Richten Sie Meeting und/oder Webinar-Einstellungen ein

Arbeiten Sie mit dem Präsentationsteam, um die Einstellungen für jede Sitzung klar zu definieren und zu aktivieren — z.B. ob Fragen und Antworten aktiviert sein sollen oder ob Teilnehmer chatten können.

Aktivieren Sie Übungssitzungen

Versichern Sie sich bei der Planung Ihres Webinars, dass „Übungssitzungen aktivieren“ ausgewählt wurde, damit Hosts und Diskussionsteilnehmer der Webinar-Plattform zum Einrichten frühzeitig beitreten können.

Diskussionsteilnehmer einladen

Wenn Sie Zoom Webinars nutzen, muss jeder Diskussionsteilnehmer zur Teilnahme auf einen einzigartigen Link klicken, der ihm per E-Mail zugeschickt wird. Verschicken Sie eine Einladung mit einem Teilnahme-Link, sobald die Redner ausgewählt sind und das Webinar geplant wurde, und versichern Sie sich, dass die Teilnehmer ihn erhalten haben.

Planen Sie einen Probelauf

Machen Sie einen Probelauf mit Ihren Vortragenden, um die Kameras, Mikrofone, die Beleuchtung und andere Einstellungen zu testen, und üben Sie Einführungen, Inhalte und Übergänge. Ermutigen Sie die Vortragenden, beim Probelauf mit der Ausrüstung mitzumachen, die sie am Tag des Events verwenden wollen.

Holen Sie sich Ihre Checkliste für den Probelauf

Richten Sie Livestreaming ein

Entscheiden Sie, ob Sie live auf Facebook Live, YouTube Live, einem Dienst Ihrer Wahl oder mehreren Plattformen gleichzeitig mit restream.io streamen möchten.

Planen Sie, wer das Event aufzeichnet

Entscheiden Sie, wer für diesen Vorgang verantwortlich ist und wie er durchgeführt wird. Sie können in die Cloud oder lokal aufzeichnen.

Checkliste für das Präsentationsteam

Bereiten Sie Ihre Vortragenden vor

Schicken Sie den Vortragenden frühzeitig Ressourcen zur Anleitung für die Nutzung von Zoom und zur Sicherstellung der Audio- und Videoqualität.

Erstellen Sie einen Zeitplan für die Diskussionsteilnehmer

Erstellen Sie einen Zeitplan, wenn mehrere Redner in Ihrer Sitzung vortragen, und sagen Sie allen Vortragenden Bescheid, wie viel Zeit sie jeweils haben.

Sammeln Sie Rednermaterialien

Bitten Sie die Redner, den Inhalt ihrer Präsentationen, ihre Biografien sowie Fragen an das Publikum (für Live-Umfragen oder Fragen und Antworten) bereits weit im Voraus abzugeben.

Verkabeln Sie Ihre Internetverbindung

Dadurch können Sie technische Probleme aufgrund einer instabilen WLAN-Verbindung vermeiden, die die Audio-Qualität und das Teilnehmererlebnis insgesamt beeinträchtigen kann. Bitten Sie Ihre virtuellen Vortragenden, es Ihnen nachzutun.

Minimieren Sie Hintergrundgeräusche

Benutzen Sie ein eigenständiges Mikrofon oder ein gutes Headset, um die beste Audioqualität zu erzielen. Richten Sie Ihre Audio-Einstellungen so ein, dass Hintergrundgeräusche unterdrückt werden.

Optimieren Sie Ihr Video

Öffnen Sie die Video-Einstellungen, um HD zu aktivieren, schlechte Beleuchtung auszugleichen und Ihr Erscheinungsbild bei Bedarf nachzubessern.

Richten Sie Ihren Hintergrund ein

Sie können für alle Vortragenden einen mit dem jeweiligen Markenlogo gekennzeichneten virtuellen Hintergrund erstellen, der Namen, Unternehmen und Position anzeigt. Wenn Sie lieber keinen virtuellen Hintergrund verwenden möchten, sorgen Sie dafür, dass Ihr realer Hintergrund sauber und ordentlich ist.

Beeindrucken Sie mit Ihrer Garderobe

Wählen Sie unifarbene Kleidung und vermeiden Sie kleingemusterte, unruhig gemusterte und gestreifte Kleidungsstücke. Wenn Sie mit einem Greenscreen arbeiten, achten Sie darauf, dass Sie eine Farbe tragen, die sich vom grünen Hintergrund abhebt.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (23) Expertentipp:

Schicken Sie Rednern ein Kit mit allem, was sie benötigen: Mikrofon/Headset, Ethernet-Kabel, Ringlicht und Webcam. Stellen Sie einen Ordner mit digitalen Materialien zusammen mit einer Vorlage für einen virtuellen Hintergrund, Event-Grafiken sowie einem Muster für Beiträge in den sozialen Medien, damit die Referenten in ihren Netzwerken für ihre Sitzungen werben können.

Für Ihr Event werben

Kurbeln Sie Registrierung und Teilnahme an

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (24)

Sie können das tollste Eventerlebnis der Welt gestalten, aber wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, für Ihr Event zu werben, wird Ihre Zielgruppe auch nichts davon erfahren. Erstellen Sie Assets, mit denen Sie Ihr Event wirksam vermarkten und Teilnehmer zu Ihrer Website lenken können, wo sie weitere Informationen finden.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (25)Checklisten herunterladen

Event-Website

Ihre Zielseite oder Event-Website sollte den Besuchern all die Informationen bieten, die sie zur Registrierung und Teilnahme am Event benötigen. Außerdem sollte sie kommunizieren, welche Vorteile Ihr Event den Besuchern bringt — was sie davon haben und warum sie es sich nicht entgehen lassen sollten.

Was auf Ihrer Event-Website zu finden sein sollte:

Eine kurze Event-Übersicht

Worum geht es? Für wen ist es gedacht? Geben Sie den Teilnehmern in ein oder zwei kurzen Absätzen einen kleinen Vorgeschmack darauf, was sie erwarten dürfen.

Tagesordnung und Zeitplan

Denken Sie an die Zeitzone!

Sitzungsinformationen

Fügen Sie eine kurze Beschreibung der einzelnen Sitzungen hinzu.

Abschnitt zu den Rednern

Schließen Sie für jeden Redner ein Foto und eine Kurzbiografie ein, um ihre Referenzen hervorzuheben.

Aussteller und Sponsoren

Stellen Sie Sponsoren, die Ihr Event unterstützen, mit Logos und Informationen zu den Unternehmen heraus.

Ressourcen

Stellen Sie eine Liste mit Ressourcen zusammen wie z.B. Blog-Beiträge oder Websites zur weiterführenden Lektüre oder einen Event-Chat-Kanal auf Zoom für Eventbesucher.

FAQ

Beantworten Sie häufig gestellte Fragen wie: „Was kostet die Teilnahme?“ oder „Kann man sich die aufgezeichneten Sitzungen nach dem Event ansehen?“

Eindrückliche Bilder

Faszinieren Sie Ihr Publikum und werben Sie für Ihre Marke mit visuellen Hilfsmitteln, die die potenziellen Kunden, die Sie erreichen möchten, von einer Teilnahme überzeugen.

Registrierungsseite

Sowohl Zoom Events als auch Zoom Webinars ermöglicht Ihnen eine benutzerdefinierte Gestaltung der Registrierungsseite mit dem Branding Ihres Unternehmens und gezielten Fragen.

Video-Trailer

Ein Teaser-Clip in den sozialen Medien und anderen Marketingkanälen kann ebenfalls dazu beitragen, eine gespannte Erwartungshaltung in Bezug auf Ihr Event zu erzeugen.

Das Event vermarkten

Fangen Sie mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin an, Ihr Online-Event zu bewerben, um die Registrierungen in die Höhe zu treiben. Denken Sie daran, Links zur Quellenverfolgung für die Webinar-Registrierung zu erstellen, damit Sie sehen können, welche Marketingmaßnahmen am meisten bringen.

E-Mail-Marketing

Verschicken Sie Marketing-E-Mails und Erinnerungen. Führen Sie A/B-Splittests für Ihre Betreffzeilen durch und erwägen Sie zwei bis drei E-Mail-Werbesendungen vor dem Event, um es im Bewusstsein zu halten. Sie könnten Video-Inhalte in E-Mails verwenden, um Interessenten und registrierte Teilnehmer neugierig auf das Event zu machen.

Blogbeiträge

Contentvermarktung gibt Ihnen Gelegenheit, etwas zum Hintergrund Ihres Events zu erzählen und ausführlichere Informationen zu liefern als bei einer E-Mail. Verwenden Sie die richtigen Schlüsselworte, um den organischen Datenverkehr Ihrer Website zu erhöhen.

Der Countdown bis zu Zoomtopia läuft! Richten Sie Ihre Erinnerung jetzt ein 🔔 und verwenden Sie #Zoomtopia
für alle Konferenz-Tweets – machen Sie sich auf eine Überraschung gefasst. 😋https://t.co/iX27en61yp

— Zoom (@zoom_us) 13.Oktober 2020

Öffentlichkeitsarbeit

Eine Pressemeldung und Pressearbeit, die namhafte Referenten und andere aussagekräftige Details hervorhebt, können für Ihr Event ein größeres Publikum generieren. Stellen Sie eine Medienliste mit Branchenpublikationen zusammen und suchen Sie nach Medienorganisationen, die über ähnliche Events berichten, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Interessierten Reportern sollten Sie unbedingt Einladungen zum Live-Event zukommen lassen.

Soziale Medien

Bringen Sie Ihr Event durch einen entsprechenden Hashtag, Grafiken und eine Social-Media-Kampagne bei Ihren Followern ins Gespräch. Anzeigen und beworbene Beiträge sollten Sie dabei nicht vergessen, damit Sie über Ihre organische Reichweite hinauskommen.

Vermarktung von Partnern und Referenten

Erstellen Sie visuelle Elemente und Muster für Beiträge in den sozialen Medien, die Partner und Referenten leicht verwenden können, wie zum Beispiel eine Grafikvorlage, auf der sie ihren Namen und Sitzungsinformationen hinzufügen können.

Ihr Event durchführen

Die Show kann beginnen!

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (26)

Sie haben die Planung und Vorbereitung abgeschlossen. Jetzt ist es an der Zeit, Nägel mit Köpfen zu machen und Ihr Event durchzuführen. Hier die Dinge, an die Sie denken müssen, vom (definitiv notwendigen) Probelauf bis zum großen Tag.

In die Startlöcher gehen

1. Halten Sie eine Trockenübung/Generalprobe ab

Planen Sie etwa eine Woche vor Ihrem Event einen Probelauf mit Ihrem Produktionsteam, den Event-Hosts, Referenten und allen anderen mit einer aktiven Rolle, um alle etwaigen Probleme vor dem großen Tag zu lösen.

Checkliste für den Probelauf: Alles, was Sie überprüfen müssen.

2. Sorgen Sie für den Erfolg Ihrer Redner

Versorgen Sie Ihre Referenten und Diskussionsteilnehmer mit Tipps zum Einrichten der Technik, damit sie gut vorbereitet sind und eine gute Figur abgeben können.

3. Nehmen Sie an der Übungssitzung teil

Bei einer Webinar-Übungssitzung kann der Host das Webinar starten und nur die Diskussionsteilnehmer und die Co-Hosts können der Sitzung beitreten. Geben Sie Ihren Referenten einen Anruftermin, damit Sie 10 bis 20Minuten vor Veranstaltungsbeginn der Übungssitzung beitreten, ihr Audio und Video testen und Probleme, die sich in letzter Minute ergeben, lösen können.

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (27) Expertentipp:

Nur Hosts und Co-Hosts können die Schaltfläche „Webinar starten“ während einer Übungssitzung anklicken. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Klicken Sie die Schaltfläche also erst an, wenn jeder soweit ist, dass mit dem Live-Streaming begonnen werden kann!

Live gehen

1. Öffnen Sie die Türen frühzeitig

Versuchen Sie, Ihr Webinar ein paar Minuten vor dem Termin zu starten, damit die Teilnehmer Zeit zum Beitreten haben, bevor das eigentliche Programm beginnt. Wenn Sie eine Begrüßungsmusik abspielen möchten, versichern Sie sich, dass keine Lizenzgebühren anfallen.

2. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen

Der beste Zeitpunkt zum Überprüfen Ihrer Meeting- oder Webinar-Einstellungen ist während der Beitrittsphase der Teilnehmer. Überprüfen Sie, ob Sie auf der richtigen Plattform aufzeichnen und live streamen. Starten Sie den Livestream, sofern er nicht automatisch aktiviert ist. Sorgen Sie außerdem dafür, dass die „Fragen und Antworten“-Einstellungen richtig aktiviert sind und dass Diskussionsteilnehmer und Co-Hosts über die richtigen Berechtigungen verfügen.

3. Eröffnungsskript

Geben Sie mit ein paar kurzen organisatorischen Ankündigungen den Startschuss für Ihr Event. Teilen Sie den Teilnehmern mit, ob das Webinar aufgezeichnet wird, wie Fragen eingereicht werden können und worum es im Webinar geht. Vergessen Sie nicht, sich bei den Rednern und Sponsoren zu bedanken.

4. Fehlerbehebung beim Event

Lassen Sie die Support-Seiten für Zoom Events, Zoom Webinars oder Zoom Meetings offen, damit Sie Probleme schnell beheben können, ohne dass es zu Unterbrechungen kommt. Chatten Sie mit Diskussionsteilnehmern, wenn diese Schwierigkeiten haben, entweder privat im Zoom Client oder nutzen Sie die Funktion „privater Sitzungs-Chat“.

Event-Nachbereitung

Nutzen Sie Inhalte und beziehen Sie die Teilnehmer ein

Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (28)

Es ist geschafft! Wenn Ihr Event vorbei ist, heißt das noch lange nicht, dass auch die Arbeit abgeschlossen ist. Ein paar zusätzliche Schritte lohnen sich. Sammeln Sie Feedback, nutzen Sie Aufzeichnungen und verfolgen Sie Leads, damit Sie so viel wie möglich aus Ihrem Event herausholen, nachdem Sie so hart dafür gearbeitet haben.

Umfrage nach Event

Holen Sie sich Feedback von Teilnehmern darüber, was gut gelaufen ist und wo Raum für Verbesserungen besteht. Verwenden Sie die Umfrage, um von den Teilnehmern den Net Promoter Score für das Event insgesamt sowie für die einzelnen Sitzungen zu sammeln.

Aufgezeichnete Inhalte

Bearbeiten Sie Aufzeichnungen und Transkripte und stellen Sie diese auf Ihrer Website oder Event-Seite bereit. Wenn Sie möchten, können Sie den Inhalt Ihres Events als Gated Content bereitstellen und auf diese Weise Benutzerdaten von Zuschauern sammeln, die auf die Aufzeichnungen zugreifen.

Teilnehmer-Nachbereitung

Senden Sie Ihren Teilnehmern eine E-Mail mit einem Link zu den Aufzeichnungen des Events und weiteren Ressourcen.

Event-Berichte

Wenn Sie Zoom Events verwenden, überprüfen Sie das Dashboard „Eventzusammenfassung“. Generieren Sie Meetingberichte mit Registrierungs- und Umfragedaten oder Webinarberichte, die Daten zu Registrierung, Teilnehmern, Fragen und Antworten, Umfragen und Event-Durchführung enthalten.

Marketingleads

Nutzen Sie Erkenntnisse aus den Berichten, um Leads zu qualifizieren, und setzen Sie die oben erwähnten wichtigen Integrationen dazu ein, diese Leads an den Vertrieb weiterzuleiten.

Bewertung

Bewerten Sie, was geklappt hat und was nicht, damit Ihr nächstes Online-Event noch besser als das letzte wird. Nutzen Sie Teilnehmerdaten und Feedback aus den Berichten wie auch von Referenten und Diskussionsteilnehmern. Verfolgen Sie die Einbeziehung der Teilnehmer durch Ihre Inhalte und andere Event-Funktionen.

Machen Sie aus Ihrer nächsten Veranstaltung ein Online-Event

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Leitfaden für virtuelle Events | Zoom (2024)
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Author: Barbera Armstrong

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Author information

Name: Barbera Armstrong

Birthday: 1992-09-12

Address: Suite 993 99852 Daugherty Causeway, Ritchiehaven, VT 49630

Phone: +5026838435397

Job: National Engineer

Hobby: Listening to music, Board games, Photography, Ice skating, LARPing, Kite flying, Rugby

Introduction: My name is Barbera Armstrong, I am a lovely, delightful, cooperative, funny, enchanting, vivacious, tender person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.